PROSES PENGADAAN BARANG DAN JASA APA SAJA?

 

 

 

Katalog Elektronik – Dalam suatu perusahaan, pastinya ada tidak sedikit bagian yang melakukan sekian banyak tugas dan tanggung jawab. Salah satu yang lumayan penting ialah pengadaan barang dan jasa atau yang biasa dinamakan dengan procurement management. Seperti apa proses pengadaan barang dan jasa beserta prinsipnya? Ini penjelasannya.

pengadaan barang dan jasa
Mengenal Proses Pengadaan Barang & Jasa
Sesuai namanya, pengadaan barang dan jasa memang dilaksanakan oleh perusahaan guna melakukan pembelian barang. Apa saja barang yang dibeli? Bisa saja perlengkapan usaha, bahan bangunan sampai mesin produksi. Tidak melulu berupa barang saja, pengadaan pun berupa jasa. Misalnya saja jasa perbaikan atau penciptaan sebuah fitur yang diperlukan perusahaan.

Tentu saja pengadaan barang dan jasa ini tidak dapat dilakukan secara asal-asalan. Sebagai perusahaan, Anda mesti meyakinkan bahwa barang atau jasa yang dibeli sudah cocok dengan standar. Jangan lupa guna menyesuaikan dengan budget yang diputuskan oleh perusahaan.

Proses pengadaan barang dan jasa atau procurement management dibuka dari etape perencanaan, pemilihan vendor, mengerjakan negosiasi sampai membuat kontrak perjanjian. Pengadaan barang dan jasa pun harus meyakinkan bahwa vendor atau supplier menyerahkan barang dan jasa yang cocok dengan kontrak atau kesepakatan.

supply chain
Prinsip Pengadaan Barang & Jasa
Dalam suatu proses pengadaan barang dan jasa pastinya perusahaan butuh menyadari pentingnya prinsip dari pengadaan barang dan jasa. Dengan demikian, pengadaan dapat berjalan dengan baik dan cocok dengan ekspektasi dengan perusahaan. Berikut ini prinsip yang mesti dicerna seputar procurement management.

1. Efisien
Prinsip kesatu yang mesti diperhatikan ialah soal efisiensi. Tentunya saat mengerjakan pengadaan barang, perusahaan usahakan memakai duit yang seminimal barangkali supaya dapat menndapatkan harga yang murah tetapi tetap berkualitas. Efisiensi pun ternyata tidak hanya bersangkutan dengan harga yang murah saja.

Efisiensi pun ada hubungannya dengan jangka panjang. Misalnya apakah produk itu benar bisa-bisa tahan lama dipakai dalam jangka panjang. Anda pun perlu memperhatikan ongkos operasional hingga ongkos pemeliharaan yang perlu diacuhkan untuk lantas hari. Hal-hal ini menjadi sangat urgen untuk tercapainya nilai efisien.

Apa saja yang perlu dilaksanakan supaya pengadaan barang atau jasa dapat lebih efisien. Pertama, Anda mesti mengerjakan metode pemilihan vendor atau supplier yang tepat. Kesalahan pemilihan dapat menyebabkan pemborosan baik dari sisi waktu maupun biaya. Anda pun perlu mengerjakan survei yang jelas supaya dapat mendapatkan harga dan kualitas barang yang diinginkan.

Jangan lupa guna terus melakukan penilaian serta evaluasi supaya dapat menemukan barang yang benar-benar cocok dengan nilai yang hendak dicari. Dengan demikian proses pengadaaan barang atau jasa mesti dilaksanakan dengan serius. Tak melulu memenuhi keperluan perusahaan saja, pengadaan pun memberikan pengaruh terhadap keperluan dari perusahaan tersebut sendiri.

pengadaan barang dan jasa penting
2. Efektif
Prinsip berikutnya yang mesti diperhatian ialah harus dapat mencapai destinasi perusahaan yakni efektif. Agar dapat mencapai destinasi tersebut, apa kira-kira yang diperlukan oleh perusahaan? Pastinya yang utama ialah kualitas dari barang dan jasa yang bakal dipakai. Ini adalahprinsip dasar yang butuh diketahui oleh unsur procurement management.

Berikutnya tidak boleh lupa untuk mengerjakan analisis tentang pentingnya keperluan tersebut. Tiap divisi dalam suatu perusahaan memang dapat memberikan permintaan barang. Namun, divisi procurement mesti meyakinkan bahwa barang itu memang benar-benar dibutuhkan. Jika tidak, maka dapat dibilang akan tidak cukup efektif.

Di samping itu, procurement management mesti dapat melakukan sinergi dengan semua barang atau jasa lainnya. Jangan tak sempat bahwa destinasi perusahaan tentang efisiensi adalahtujuan dari bidang procurement. Dengan demikian, kepandaian atau program efisiensi yang dilaksanakan perusahaan dapat berjalan dengan baik.

pengadaan barang dan jasa guna perusahaan
3. Terbuka dan Bersaing
Pengadaan barang atau jasa mesti mempunyai syarat yang jelas dan transparan agar persaingan dapat sehat. Dengan prinsip yang tersingkap maka masing-masing supplier atau vendor memiliki peluang yang sama guna memenangkan lelang. Hal ini pun mencegah terjadinya tindakan culas berupa suap misalnya.

Apa saja yang mesti diacuhkan supaya proses pengadaaan barang dan jasa dapat dilakukan dengan tersingkap dan kompetisi sehat. Proses mestilah transparan dan dapat diakses oleh calon vendor maupun supplier. Procurement management mesti menguatamakan sebuah kompetisi yang sehat dalam masing-masing tahapan pemilihan dan pengadaan barang.

tender
Prosedur Pengadaan Barang & Jasa
Agar semakin mengetahui apa yang dimaksud dengan pengadaan barang dan jasa, Anda pun perlu memahami seperti apa formalitas yang tepat. Dengan demikian, Anda dapat memahami bagaimana teknik melakukan pengadaan yang tepat supaya dapat memberikan keuntungan untuk perusahaan.

1. Menganalisis Kebutuhan Perusahaan
Hal kesatu ialah melakukan analisis terlebih dahulu terhadap keperluan perusahaan. Biasanya divisi bakal mengajukan keperluan yang diharapkan kepada kesebelasan procurement. Dalam mengemukakan pengadaaan barang dan jasa, masing-masing divisi mesti meyakinkan seluruh barang memang benar-benar dibutuhkan. Jangan sampai melulu membuang duit semata.

analisa perusahaan
2. Persetujuan dari Manajemen
Tidak seluruh permintaan yang diciptakan oleh tiap divisi bakal langsung diamini oleh perusahaan. Perlu adanya persetujuan dari manajemen untuk dapat membeli barang. Sebelum di berikan ke procurement management, betapa baiknya terlebih dahulu disepakati oleh manajemen. Biasanya ada persetujuan berupa dokumen tertulis yang menjadi tanda bahwa proses procurement dapat dimulai.

3. Melakukan Tender
Setelah menemukan pemesanan pengadaan barang dan jasa, procurement management bakal mulai membuka tender terhadap supplier dan vendor. Dalam urusan ini, kesebelasan pengadaan mesti menggali vendor atau supplier yang memang cocok dengan kebutuhan. Proses tender ini untu menemukan vendor atau supplier yang punya harga dan kualitas terbaik.

analisa finance
4. Menganalisis Supplier dan Vendor
Setelah penawaran dari supplier atau vendor telah diterima, kesebelasan procurement perlu mengerjakan analisa terhadap penawaran tersebut. Beberapa hal yang disaksikan misalnya dari sisi kualitas, empiris yang dipunyai dengan vendor sampai kesesuaian dengan keperluan perusahaan. Jangan sampai melulu mengejar harga yang murah tanpa menyimak faktor- hal ini.

5. Meminta Penawaran atau Quotation
Langah berikutnya seringkali sudah mengerucut ke sejumlah vendor atau supplier yang sesuai. Tim pengadaan aan mengeliminasi vendor atau supplier yang seandainya tidak cocok dengan kriteria perusahaan. Kemudian perusahaan bakal meminta vendor atau supplier guna memberian penawaran.

6. Melakukan Negosiasi dan Pemilihan Vendor
Setelah penawaran diterima, kita akan memahami bagaimana harga sampai watu pengerjaan yang akan diserahkan oleh vendor atau supplier. Dari penawaran inilah, perusahaan sudah dapat melihat mana vendor atau supplier yang dapat memenangan proyek. Pastinya negosiasi perlu dilaksanakan supaya dapat mendapatkan deviden yang didapat. Procurement pun bermukim memilih mana vendor atau supplier yang cocok dengan kebutuhan.

pengadaan barang dan jasa kontrak
7. Membuat Purchase Order Maupun Kontrak
Setelah menyimpulkan satu vendor atau supplier, kita perlu mengerjakan purchase order. Bila kerjsama dilaksanakan dalam jangka panjang, kesebelasan procurement dapat membuat kontrak tertentu yang sudah diciptakan sesuai dengan negosiasi. Dokumen-dokumen berikut yang menjadi tanda jadi pembelian dari perusahaan terhadap vendor barang atau jasa.

Biasanya dokumen berupa kontrak mesti ditanda tangani oleh kedua belah pihak. Hal ini dilaksanakan supaya kedua belah pihak mengerjakan semua yang tertuang di kontrak. Bila dalam format purchase order, supplier akan mengantarkan delivery order atau work order. Dokumen ini juga seringkali akan ditandatangani oleh perusahaan sebagai format konfirmasi.

proses pengadaan barang dan jasa
8. Penerimaan Barang & Pengecekan Kualitas
Setelah dokumen telah lengkap, supplier dan vendor mesti menggarap apa yang telah tertulis. Tim procurement akan mengerjakan kontrol agar barang dan jasa benar-benar diterima oleh perusahaan dengan baik. Tak hingga situ saja, procurement management mesti meyakinkan kualitasnya cocok dengan apa yang disepakati bersama.

9. Pembayaran Pengadaan Barang dan Jasa
Langkah terakhir tentunya ialah pembayaran. Perusahaan bakal menerima invoice dari vendor atau supplier. Setelah memang barang dan jasa diterima dengan baik, perusahaan akan menunaikan sesuai dengan yang tercantum di invoice. Tidak tak sempat untuk tidak jarang kali mendokumentasikan dan mengarsipkan masing-masing pembayaran, baik tersebut invoice, kwitansi, bukti pembayaran, surat PO, dan sebagainya. Karena tidak sedikit sekali hal-hal yang tidak diharapkan dapat terjadi saat bukti-bukti pembayaran ini hilang dan tidak ditabung dengan baik.

Nah itulah tadi ulasan singkat mengenai proses pengadaan barang dan jasa. Dimana seringkali pengadaan ini pun sangat tidak jarang dihubungkan dengan procurement management. Kalau kita tertarik untuk menyimak lebih lanjut silakan di cek tulisan tentang procurement management ini ya.

 

 

 

 

Leave a Comment